Jeśli uczestniczysz w telekonferencjach bądź organizujesz telekonferencje ważne jest, aby poprowadzić takie spotkanie profesjonalnie i efektywnie.Jeśli odłożysz słuchawkę po przeprowadzonej telekonferencji, dobrze, żebyś miał poczucie, że zrealizowałeś wszystkie cele złożone przed telekonferencją, a nie zmarnowałeś 30 minut swojego cennego czasu. Przeczytaj poniższe sugestie jak uczynić spotkanie telekonferencyjne efektywnym. Przed telekonferencją Przygotuj się przed telekonferencją: poinformuj uczestników telekonferencji o dacie i czasie telekonferencji przekaż uczestnikom jakie rzeczy muszą przygotować na telekonferencję wyślij wcześniej agendę telekonferencji upewinj się, że znajdujesz się w cichym miejscu, gdzie nie będzie żadnych zakłóceń w tle wyłącz call waiting, wycisz telefony oraz inne urządzenia Rozpoczęcie telekonferencji Rozpoczynaj teleknferencje w wyznaczonym czasie. Zrób krótkie wprowadzanie oraz przedstaw agendę spotkania. Oto kilka porad:

wdzwoń się na czas albo krótko przed telekonferencją

poproś uczestników o przedstawienie się, tak żebyś wiedział kto jest aktualnie na mostku telekonferencyjnym.

przedstaw krótko i sprawnie agendę telekonferencji

pamiętaj, aby nie przełączać telefonu na hold, gdyż pozostali uczestnicy telekonferencji usłyszą muzykę i będą zdezorientowani

Podczas połączęnia telekonferencyjnego

proś wybraną grupę osób, a nie wszystkich o odpowiedź na pytanie

proszanie tematów nie związanych z agendą przenieś na koniec spotkania bądź na inną spotkanie telekonferencyjne

postaraj się zaangażować w dyskusję wszystkich uczestników

podsumuj dyskusję

ustal termin następnej telekonferencji

Porady jak polepszyć jakość połączenia Następujące wskazówki mogą być pomocne w niwelowaniu zakłóceń podczas telekonferencji. urządzenia elektroniczne (takie jak blackberry, telefony komórkowe, laptopy, radia) mogą interferować z linią telefoniczną jeśli znajdują się zbyt blisko telefonu. Jeśli to możliwe umieść je w odpowiedniej odleglości, aby nie wprowadzały. jeśli chesz połączyć sie na drugiej linii rozłącz się z telekonferencji, gdyż w przeciwnej sytuacji uczestnicy telekonferencji usłyszą music on hold. kiedy wprowadzasz PIN telekonferencje nie wyciskaj klawiszy zbyt szybko. Wyłącz także tryb głośnomówiący, gdyż powstające echo może spowodować błąd w PIN telekonferencje. w trakcie sesji pytań uczestnicy telekonferencje powinni mówić do słuchawek i nie korzystać z trybu głośnomówiącego. Unikniesz wówczas zakłóceń telekonferencji. w sytuacji gdy będziesz korzystał z telefonu konferencyjnego sprawdź wcześniej głośność oraz czułość mikrofonu, tak aby dobrac optymalnie parametery zanim rozpoczniesz telekonferencje. W kolejnych artukułach przygotujemy dla Was materiały pozwalające sprawnie przgytować sie do telekonferencji, przeprowadzić telekonferencje.