Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizacji wszelkiego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w konsekwencji wykonać założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje ściśle określone uprawnienia i przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma również możliwość generowania zestawień określających zaawansowanie prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.